如何制定有效的项目管理计划?

如何制定有效的项目管理计划?

如果已经和客户商讨过项目所有的细节了,就不需要做项目管理计划了,对吧?

不对。

一个完善的项目管理计划,会涵盖项目发展过程中需要的所有细节。这个计划就好比一张地图,有了它,你就不会因为某个细节没把握好而坏了整个计划。

所说如此,不是所有团队都会实实在在把计划列明,他们也因此面临着因小小细节而导致项目混乱,最终失败的风险。

本文的宗旨,就是帮读者理解制定详细项目计划的重要性。

一. 项目管理计划是什么?

在项目实际开展、任务分配之前,制定计划能帮助你组织团队的工作,这样就能节省时间,减少工作中可能是出现的误解,减少资源浪费导致的成本提高。

制定项目管理计划在以下几种情况有益处:

  1. 决定项目的价值命题。计划能让利益相关者知道执行该项目的原因和目的,这个项目能解决什么问题,为什么利益相关者需要支持这个项目。只要目标清晰了,在选择合适的方法、资源、任务和团队成员的时候,就会比较自然。
  2. 探讨项目中涵盖什么任务。项目管理计划应该详细地说团队要完成的所有任务,已经情况有变、出现风险时,可能需要执行的任务。计划也能让利益相关者知道最终计划能完成什么任务,达到何种质量标准。
  3. 列出每项人物的具体负责人。计划应当让团队的每个人知道,自己具体负责什么,需要完成哪些任务,每个任务的时限,以及每个任务如何操作。也正因此,在制定计划的过程中,从团队成员那里获得信息是必需的。
  4. 设定计划时限。时间确定后,你就知道团队中每个成员在哪个时间点需要完成哪项任务,计划应该设几个时间点,什么时候能交付最终产品和服务。
  5. 指导项目预算。一开始就做好项目大致的预算,有助于避免后续出现意想不到的花费。

二. 项目管理计划应有的元素

不管是什么样的项目管理计划,都应该包含必须以下必要元素,制定二级计划,在项目管理的过程中方便参考。

注意:以下列出的元素都是最基本的,应根据自己的企业、团队、客户和项目的具体情况来决定。

1. 执行简介

计划的第一部分是项目的简要介绍,项目的使命、目的和衡量项目成功的标准。你还可以在介绍部分列出项目最终的成果和产出,让目标读者知道项目具体会达到什么效果。

2. 整合

在这个部分里,应该列出整个项目详细的流程和相应的管理措施,列出团队成员的各自的任务和角色,企业组织和阶层次序,还包括企业内外的有影响者。

将注意力聚焦在管理和控制项目的修改、任务的执行、团队工作的管理以及项目收尾上。

注意,虽然有些内容和“项目有变时的管理计划”中的内容是重合的,但项目管理计划中也不妨列出这个部分。

3. 范围

项目管理计划的范围可以和策划书的范围一致,最好详细描述。将项目的期限、团队能做到的,做不到的,还有应该避免的情况都列入其中。

这样一来,有助于团队成员了解项目的期限和范围,还可以避免出现误解。

4. 时间表

任何项目管理计划,最重要的部分就是时间的规划。

计划中,应当列出项目中所有产品的时间节点,期限以及其他决定因素。最好将估计以上时间点的方法、负责人员、使用资源等等做出说明。

小贴士:时间表可以借助软件完成,列出每个任务预计的完成时间,让团队成员人手一份。你可以借助Gantt图表来做时间表,根据任务的先后顺序和分工来做出更明晰的计划。

5. 成本

成本部分应列出项目的预算控制计划,包括控制预算的方法,负责人员和预算报告的做法。

6. 质量

这个部分应该把重点放在保证最终产品/服务的质量,满足客户的所有需求上。

说清楚项目的质量标准是什么,负责质量保证和控制的人员是哪些,可以使用什么工具和方法,以及项目的成果如何衡量。

7. 人力资源

人力资源部分可以提供关于在项目开发期间团队任命、管理和培训的信息。其中,应该包括控制成员表现和效率所需的资源、技术和方法等等。

8. 交流

在项目管理计划中,列明如何管理好团队和利益相关者之间的交流,提出相关的方法和工具,负责保证交流顺畅的人员以及其他相关的元素。

在制定计划的同时,应该注意哪些信息是可以分享的,应该由谁来负责,谁有能力负责,可以使用什么方法,哪些信息什么时候是不适合分享的等等。

9. 风险

在计划中,应对风险的识别、分析、管理、控制、和报告机制做出清晰的描述。说清楚谁负责哪个环节、具体的责任范围以及可以使用的方法。

小贴士:你也可以随着项目的进行,持续更新风险识别机制,以减少意外风险导致整个项目搁浅的可能。

10. 结尾

在项目管理计划的末尾,可以加上:

  1. 批准部分,以便利益相关者签字确认。
  2. 文中使用的术语定义表。
  3. 附件部分,将计划中提及的相关文件附上,以便参考。
  4. 修改历史部分,随着项目的进行,计划可能有变动,届时可以列入这个部分以便记录。

三. 制定你的第一个项目管理计划的步骤

1. 要保证团队中所有人都明白客户的要求和项目的目标、期限、交付的具体产品/服务和质量标准。

2. 在与客户会面商讨之后,开始列出计划的大纲。

3. 将列出的粗略大纲整理一下,开始制定详细的计划。除了以上提到的元素之外,你还可以加入一些项目的具体细节(比如管理评价、采购管理计划等等)。

4. 回顾计划,和团队成员商讨细节的调整。

5. 征求项目经理或者项目赞助人的同意(取决于具体公司架构)。小贴士:将所有征求同意的文件都在邮箱里保存好,一面未来出现争议。

四. 重点

1. 计划没有列好,就先不要开始项目。

2. 别指望能一天完成项目管理计划。

3. 随着项目进展,你可能需要调整计划。如果后备计划有变,也应该在管理计划里相应的部分及时更新。

4. 项目管理计划的制定应该让团队成员和客户都参与进来,以免将来发生误解。

5. 项目管理计划没有完美的模板可以依葫芦画瓢。你应该按照自己手头具体项目的需要和关注点来制定计划。但是,像团队成员、成本、时间、资源和风险等都是必不可少的元素。

译者:Cado

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