如何提高团队的沟通效率?

团队沟通是团队合作的基础,但是,对于很多团队来说,成员可能会因为各种各样的原因使得彼此的沟通出现障碍,拉低团队整体的工作效率。特别是团队逐渐扩大的时候,这个问题会越来越严重。

该怎么办呢?

首先,你要找到问题的根源。当你觉得团队的沟通不畅的时候,一定要先弄清楚哪里出现了问题以及问题发生的原因。一开始做评估时,或许你可以很快找到问题在哪。不过,大多数情况下,你得经过认真反省并观察团队的状况,再对整个过程进行全面评估后,才能发现它。

接下来,我会重点介绍导致团队沟通不畅的一些最常见的原因,你可以对照着检查自己的团队出现了哪些问题。只有明确了问题之后,你才能解决问题。在每一个导致团队沟通不畅的原因后面,我还补充了一些建议。

不过,要先说明的是,这些建议只是一些想法与原则,而不是成功的关键。要知道每个团队都是不同的,所以可能这些建议对某些团队有用,对其他团队就不适用了。(不好意思,现实就是这么残酷!)

原因1:你自身的问题

这是最难评估到的一点!你要花时间思考一下自己在团队中的角色,多想想你的言行是如何影响团队沟通的,在团队中你是否扮演了关键的角色。

在这一点上,你可以想想自己的性格和沟通风格(必要时可以借助MBTI指标或者DiSC测评):你是否擅于倾听?你擅长推进团队的讨论吗?你构建了怎样的团队氛围?

如果你发现很难做自我评估,那就去寻求外援吧。比如:找团队以外的“中立人”,像专业的教练、心理学家或者顾问。

解决办法:如果你发现自己可能是导致沟通问题的原因,并且准备好承认这些,那就赶紧行动起来吧!

想办法在团队中做出改变需要下苦功夫,其中一些可行的策略有:培养你的管理技能、培养你的沟通技巧、培养你的倾听技巧。

原因2:团队的问题

有时候团队沟通仅仅是团队问题的冰山一角,在这个问题下面可能还藏着团队凝聚力不足、团队文化氛围差或者团队协作不统一等大问题。虽然团队管理及相关话题又是另一个领域,但在这里我们可以谈几个让团队高效运转的关键因素:成员有共同的目标,彼此互相信任,对自身能力有信心,对集体有认同感

这些被称为“团队情商”,所以,一个“问题团队”至少会缺少一种或几种上述因素。

解决办法:有些人会说你是没办法强迫一个团队合作的,让一个“问题团队”转变成一个高效团队确实不容易,但是我们可以促进这个过程。如果可以的话,从思考你是否选对了人开始。通常来说,人们是否能友好合作取决于人际关系如何。

当然,你也要考虑团队发展的其他重要因素,比如:清晰的团队目标,评估过程的指标,团队培训,团队决策权,激励机制和开放的团队文化。

原因3:团队远程沟通问题

一般来说,一个团队会在同一栋大楼甚至是同一个办公室中工作。但现在,很多面对面工作的团队已经变成了远程协作团队——这种团队的成员在地理上比较分散,所以需要依靠技术进行通信。但是,随着远程工作和在家工作变得越来越普遍,远程沟通带来的挑战将会影响到团队的灵活运作。

比如下面几种常见的问题:

  1. 时区差异;
  2. 细小的误会最终演变成大问题;
  3. 缺乏足够的交流;
  4. 同样的,过度沟通导致信息过载;
  5. 技术上的小问题。

不过别担心,大部分问题是可以被解决的。你需要做的就是树立好的榜样,并且选择正确的方法和工具来帮助你的团队提升远程沟通效率。

解决方法:不同的问题有着不同的解决方法。

下面是一些我个人非常推荐的方法:

  1. 制定时间表、预算并且安排线下工作的时间。研究表明,为远程协作的团队安排一些线下工作时间(不需要太频繁)是一个很好的方法,这么做可以帮助统一目标并且让团队从发展阶段进化到成熟阶段。在大型长期的项目中,线下工作最好能有三次:开始、中途和结束阶段。
  2. 构建具有时区差异的工作流程。如果你的团队在不同的时区工作,花点时间想想怎么样跨时区交流。Office Ninjas为此提供了一些很好的建议:让成员都熟悉时区差异,设立“正式办公时间”。另外,别让电话沟通成为团队的负担统一团队成员的工作日历表,少安排一点会议,多用短讯。
  3. 选好沟通的渠道,定好沟通频率。定出团队远程沟通中要遵守的规则(沟通指南),理想情况下,把这些记录下来,这样每个人都可以再次查阅,而且新加入的成员也可以浏览。在这些沟通指南中,请说明团队要用哪一种沟通渠道。更重要的是,明确哪一种是用来紧急通信(比如电话),哪一种是用来实时/非实时的通信交流(例如:邮件、群聊)。

下图是一个实际的例子:

原因4:团队的文化壁垒

你的成员是否来自世界各地/拥有不同的文化背景呢?

如果是的话那就太棒了!在工作场合,文化多样性好处多多。然而,你需要确保语言与文化差异不会成为有效沟通的阻碍。

文化差异可能会给交流沟通带来各种各样的挑战。比如:不同文化背景的人可能会对职场礼仪及公司文化持有不同的见解,人们可能不那么容易各抒己见,尤其是在团队成员来自公司不同领导层的情况下。

除此之外,文化偏见和刻板印象可能会阻碍团队的整体协作以及成员间的交流,更别说语言上的误解和错误信息传达了。如果上述问题让你回想起了你在工作场合所面临的沟通情景,不必烦恼。作为leader,你可以采取一些措施来克服这些问题。

解决方案:聆听是一个可以确保多元化团队提升沟通效率的绝佳方法,当你把重要的事情,比如:任务的规范,传达给团队成员沟时,让他们给你实时反馈。理想情况下,这种反馈最好是通过书写的形式,这样你们就可以在继续执行前一起回顾反馈的内容。

另一个有效避免多元化团队沟通问题的方法是:为团队成员提供文化感知度和敏感性的培训,要注意这样的培训是要涉及到所有人的,包括少数民族群体以及大多数民族群体。教授每个人什么是文化的差异以及团队合作与沟通的细微差别,这样可以帮助团队进行更有效的沟通。

还有一个十分简单而又实用的方法是,避免团队沟通中使用文化特有的术语和俚语,这些术语和俚语会疏远团队中听不懂这些特殊用词的人。这些细微的差别是很容易被领导者忽视的,尤其是当你还没理清如何管理一个多元化团队的时候,但一点点努力其实就可以带来很大的改善。

原因5:提供/接收反馈的问题

反馈是团队沟通的一个重要组成部分,如果你在团队中担任管理职务,你就有责任给与团队反馈,包括表扬和建设性批评。即使你不是领导或者管理者,你也可以给团队其他成员(甚至是管理者!)提供有用的反馈。

所以要点就是确保有人在团队中提出反馈/得到反馈,然而,这也不是那么简单的事情。在给出/接收反馈中有很多微妙差别,而这些微妙的差别可能影响沟通。

尽管反馈是不可或缺的,但给与方或者接收方仍然会对此感到别扭,尤其是批评性反馈。反馈的给与方很容易表现出攻击性,而接收方就会很容易抗拒反馈。这种情况下,反馈就没有真正被接收。

另一种常见的情况就是缺乏细节或者示例,当反馈太笼统或者不够具体时就很难被接受,更别说因此改进了。当你给与和接收反馈的时候一定要记住——当你觉得反馈太笼统时,可以随时询问更多详细信息。

解决方法:一旦你弄清楚团队的反馈机制哪里出了问题,就马上解决它。

下面是一些可以帮助你给与反馈的方法:

  • 注意你给与反馈的环境,一个私人并且温和的环境会让反馈的双方都更舒适。
  • 你的反馈要详细并且最好有客观数据,如果是你收到了反馈,大胆去询问你需要的细节和例子。
  • 交流反馈时可以想出一个改进的计划,这可以帮助落实要点,同时有助于双方设立改进的期望值。
  • 另外,一定要确保反馈的接收方听到了所说的内容,不论反馈是书面的还是口头的,要是觉得太繁琐,那就关注事情的后续,必要时再提一提也可以。

那么关于接收方呢?

下面是一些关于接收反馈的建议:

  • 尝试着不要太古板,没有人是完美的!你其实是幸运的,因为你的团队成员或者管理者会关注你的工作并且希望你改进。
  • 承认你的错误!当你犯错时或者当你发现你还有成长的空间时,承认错误会让整体氛围不那么紧张,并且还能表现出你能认识自我同时还很诚实。
  • 假如你不太清楚如何提升自己,去问问别人。在思考如何提升自己的时候,不一定只能是一个人。通常来说,别人不会想要插手这种细节的事情,但是听一些实用的忠告也是很有用的。

结论

团队沟通不是团队合作中一个独立的方面,从很多方面,这是团队合作的实践基础。但是假如团队沟通不畅,你必须发掘更深层次的原因,然后找方法提高团队的沟通效率。换句话说,你首先必须确定提升团队沟通效率的核心关键点。

正如这篇文章中所强调的,潜在的原因要点可能有:

  1. 选择沟通的形式和方式;
  2. 选择并采用合适的沟通风格;
  3. 团队管理者的领导能力和沟通技巧;
  4. 团队协作力、凝聚力和统一性;
  5. 远程沟通面临的挑战;
  6. 文化壁垒和语言差异;
  7. 团队中提供/接收反馈的方式。

原作者:KATHERIIN LIIBERT

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