5个技巧,帮你提升50%工作效率

5个技巧,帮你提升50%工作效率

1

建立个人工作

标准化的必要性

我刚刚参加工作的时候,是在一家公司的电镀车间里。那时候,国内制造业生产线的自动化程度还比较低,上下件操作的时候,基本都是手工。

我每天从早上 7:40 进车间,中间除了吃饭,晚上 8 点以后才能离开车间。如果遇上赶货,还得加班,所以晚上十点是常事。

甚至有些时候,会上连班,所谓的连班就是从前一天晚上一直上到第二天早上,在车间的时间超过 24 小时。

在如此长时间的操作中,我们大部分时间都是在不停地动手。我记得,工作间隙,有同事问我:你现在最想干什么?

我的回答是:给我个凳子坐几分钟

那时候我们是站着作业的,我觉得如果在工作的间隙,能给我个凳子坐上几分钟,可真是莫大的幸福啊。

虽然工作量如此大,其实真正的工作内容并不复杂,就是不断把零件拿上去,取下来,拿上去的时候,拧紧 64 个螺丝,要取下来的时候,松开 64 个螺丝。坦白而言,做为一个操作工人而言,这种工作其实是没有多少技术含量的。

即便如此,我还是在复杂的操作中,总结出了一些作业文件和上司及同事没有教过的技巧,将单手作业改成了双手同时作业,这使得我的操作效率比别人提高了 50% 还有多。

这样,每次操作的时候,我竟然真的能比同伴快 1 分半完成。这也就是意味着我可以比他们多 1 分半钟休息。

后来,我慢慢成长起来,去做我之前非常羡慕的管理岗位的工作。直到那时候,我才理解,原来我的工作效率之所以提高那么多,是因为我将之前的操作内容标准化和体系化了。

比如,在拧螺丝这件事情上,以前上司教我,16 个产品,在拧的时候,左手要扶着产品用右手拧,每个产品要松动或者旋紧 4 个螺丝。

后来我发现,这种做法其实是挺浪费的时间和效率的,于是规范了拧螺丝的动作,变双手同时拧两排产品右边两个螺丝,待右边松开后,改为右手拿产品,左手拧螺丝,将产品从上到下依次拿下,这样我的两只手同时作业,没有任何浪费动作这样,我还实现了双手的同步化作业,所以效率就高了一倍。后来,我的这个方法被规范为这个岗位上的标准工作方法。

这种对自己的工作标准化、体系化尽量减少浪费的经验,后来,也被我带到了我的管理工作中。

可能很多人有个误会,以为只有在一线的操作人员,如制造业的工人、物流公司的派送员等等操作类型的工作,需要将作业过程标准化和体系化。

但其实不然,据我的观察,商务人士和管理人员在具体工作中,70% 以上的工作,其实也还是属于操作类的工作,比如准备资料,录入或调取数据,写邮件等等,这些几乎都不算是思考类工作。他们真正的思考类工作时间,还占不到整体工作量和工作时间里面的 30%。

从这样的角度讲,做为商务人士和管理人员,对自己的工作进行分类,并标准、体系化,或者如我上面所述的,在作业的过程中实现同步化,其是大有必要的。

2

建立个人工作

体系的方法和技巧

那么,怎样对个人的工作体系化呢?

简单而言,就是说,我们要把自己东一榔头西一棒子分散在不同时间段、不同类型工作中的同类型工作,进行重新提炼和综合,成为具有共性的模块

这样以来,我们可以减少工作过程中,为各种割裂的时间和事情的思考时间,以及做类似事情的重复时间,从而大幅度提升自己的效率,提高工作的质量。

具体怎样分类呢?很简单,将我们日常中各种要做的事情统统罗列出来,然后依据其特点,分类。一般可分为两类:

 

1、操作类:

所谓操作类,是指那些不用动脑子就可以处理的工作,如:资料归类、登记账本、录入数据、准备会议、整理书桌、寻找工具等等类型的工作。

2、思考类:

所谓思考类,是指需要懂脑子才能完成的工作,如:写业务计划、设计项目解决方案、对财务报表进行分析,做问题分析等等。

类型分完之后,下一步要做的,就是如一线的工人一样,将操作类的工作标准化和模块化,在工作的过程中尽量追求同步化

这样,我们的操作类工作效率就会被大幅度提高。下面,我们就以邮件为例,来示范。

邮件是商务人士和管理人员每天一定会做的工作内容之一。无论是上下级的信息传达,与客户的沟通,与同事的协调,邮件都是我们日常工作中,不可或缺的重要沟通手段。但也恰恰是阅读邮件,回复邮件,非常浪费时间。

怎样才能从繁琐的阅读、撰写、回复邮件中脱开身,有时间去做思考的事情呢?很简单,我们将邮件的处理规则和过程做如下调整,标准化。

1、立即回信。

我们花在邮件上的时间,一般有三块,看信时间,思考怎么回复的时间,写回信花费的时间。

很多人易犯的错误是,看一下邮件,不立即回复,而是去忙其它的事情,等忙回来,回复的时候,又得看一遍。如果中间他再被别人打搅一下,还得重复理思路,浪费半天去接续思路,再看一遍。其实这些都是在浪费时间。

最简单有效的方式,就是读完立即回复。

因为一般在读邮件的同时,我们就会思考。其实读完,应该怎么思考也就同时成形了,之所以不立即回复,是养成的习惯不好。

所以,在回信这件事上,你干脆将自己的作业方式规范为:立即回信。标准化,固定下来。效率自然就高了。

 

2、零秒判断。

很多人在处理邮件中易犯的另外一个错误,是花了太多时间去思考。

其实这个大无必要。邮件传递的初衷,就是为了快捷,快速通知或者告知一个人相关的信息。

我们要做的,也应该是快捷地告诉或回应对方。

从这个角度讲,处理绝大部分的邮件不需要收集太多的资料,而是根据邮件所提供的信息和资料,可以快速判断。

如果实在是马上处理不了,就立即回复,告知对方,自己已需要多长时间去准备资料或什么时候能答复对方。

这样的好处是,将信息现场做了判断,对方和自己都知道下一步做什么,而不必再返回头重复看邮件,浪费时间

3、写或回复邮件尽量短。

是的,短,越短越好。既然商务和工作邮件是为了传递信息而存在的,那就做到一份邮件一眼看明白。要达到一眼看明白的效果,只有一个方法,就是:短!

如果是写给别人的邮件,尽量不超过 20 行,也就是一眼从头看到尾的长度。除非要解释,或者追加,如果只是告知类,或者回应类的邮件,回复邮件一句就够了。

如果需要追加、告知或回应,遵循同样的道理,不超过 20 行。这不仅有助于阅读和处理邮件效率的提高,也能帮助提高自己的表达能力。

4、提供两个以上选项。

写邮件给别人,或者回应邮件给别人,目的都是为了沟通。

为了达到快速沟通,达成一致的效果,告知类的,将目的讲清楚就行。如果是协商和征求答案类的,则最好提出方案。

减少讨论最有效的方法,就是不讨论。

比如,如果是协商开会,直接给出你认为自己和对方合适的两到三个时间段,这样,对方只要选一个就行了。如果是给对方建议或参考答案,也同样给出两到三个,这样,你充分表达出了你的观点,而对方也可以明确知道你的答案是什么。

在邮件中,尽量不要写又长又臭的文章,也不要写模棱两可的回应和答案。这样,既能减少对方思考的时间,又可以杜绝对方反复追问的机会,对谁都省时间。

5、不过夜原则。

不管是重要的含有重大方案资料传递的邮件,还是简单的沟通邮件,原则上,都执行不过夜原则。

长则可半页,短则只要一两个字:如阅、知道、明白之类。

不管长短,你都应该尽量在下班之前回应完毕。这样一来,对方和自己都不必再花额外的时间沟通。

如果是遇到出差,或者自己有其它的事情忙耽误,无法在下班之前回复,则至少要在当天晚上休息之前回应完毕。这样,不管是自己,还是对方,都可以将未尽事宜,在第二天一上班的时候,列入新的工作日程。

3

用体系式思维构建和培养

自己的良好工作习惯

每个人的工作内容是不尽相同的,因此,在实际的操作中,我们不应该只是生吞活剥我上面这样的方法,应该是基于自身的特点,自己工作的特点,用体系式的思维,去构建适合于自己的方法,从而培养出自己良好的工作习惯来。

在这里,我根据自己的理解和经验,梳理一下体系式思维的要点。

1、不依赖能力与感性。

人的能力越强,就越不擅长依赖体系。但问题的关键是,能力是有边界的,边界范围内的工作,其效率和质量的提升,靠的其实不是我们错误以为的能力大小,而是效率和技巧的应用。

同样的时间或者资源限制下,效率越高,彰显出来的能力就越大。从这个角度讲,有效利用体系式思维,其实可以扩大自己的能力边界。

2、不依赖意志力。

人的天性是懒惰的。诚如上面所说的,如果你不给自己限制写邮件和回复邮件的行数,你就会自由发挥,不受限制,越写越长,其实这是一种时间和资源的浪费。

同理,如果你不限制自己回复邮件的时间,你肯能会拖长回复邮件的时间,从而影响到别人和自己的工作效率和质量。

所以,设置起码底线,束缚住自己不良的习惯,尽量发挥出自己好的东西,有助于我们降低对意志力的依赖,减少心情和情绪对工作的影响。

3、不依赖记忆力。

记忆力是最靠不住的,因为我们会被打搅,打断,被影响。尽量依靠可以帮助自己提升记忆力的方法,如表单、表格、电脑工具、APP 软件等

这样,我们的压力就不会都积压在记忆这跟弦上,让它绷得过紧。这样,我们可以去多做一点其它价值更大,更有意义的事情。

我希望我总结的这个个人效率的解决方案,对您也一样有价值,有用。

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